Gestão de processos: o que é, qual o objetivo e como aplicar

O Business Process Management (BPM) ou Gestão de Processos, é uma das técnicas de gerenciamento de empresas que mais tem se destacado ultimamente. Você sabe o que ela significa? Nós contamos neste post.

Para iniciarmos essa conversa, queremos saber de você: o que a sua empresa tem feito ultimamente para se destacar no mercado e se manter constantemente atualizada?

Se você respondeu algo relacionado com análise de dados e tomadas de decisões, então temos um assunto em comum.

Basicamente, a Gestão de Processos é a forma que uma instituição utiliza para organizar todas as informações sobre suas atividades, observar como elas são executadas e manter, mudar ou melhorar cada uma dessas ações. Como consequência, os resultados positivos chegam cada vez mais. Hoje, deixar de fazer a Gestão de Processos é um dos erros que um empreendedor não pode cometer.

Gestão de processos

É até um pouco simples aplicar a teoria da BPM dentro de uma empresa, mas dependendo da equipe, da organização e dos valores atuais, os gestores podem encontrar alguns problemas no caminho.

Então, o que acha, antes de tomar qualquer decisão sobre a Gestão de Processos da sua empresa, entender mais, na prática, como ela pode funcionar? Não há nenhuma mágica, mas há caminhos que ajudam bastante. Veja.

Entendendo da Gestão de Processos de uma empresa

Cada ação realizada no cotidiano da sua empresa, pede outras inúmeras atividades. Se você precisa fabricar um produto, por exemplo, é preciso pensar se vai comprar a matéria-prima ou fabricá-la, quantos funcionários precisa para criar esse produto até a sua finalização, quais os meios de venda, precificação, como você vai distribuir etc.

Gestão de processos

Se não há um processo organizacional que projete tudo isso e acompanhe o andamento dessas tarefas, elas podem se perder e os objetivos não são alcançados. É esse processo organizacional, que podemos chamar de Gestão de Processos.

O BPM vem como uma forma de melhorar como a empresa é administrada e, consequentemente, manter os objetivos e valores sempre em dia.

Principais objetivos da Gestão de Processos

Os objetivos de uma BPM se baseiam em 4 princípios:

  • Planejamento;
  • Monitoramento;
  • Avaliação;
  • Revisão.

Você pode perceber que os itens de medição do BMP funciona de forma semelhante ao PDCA, o que permite que as duas técnicas sejam aplicadas juntas. Quando você lista qualquer objetivo de implantar uma gestão de processos dentro da sua empresa, esse com certeza está ligado a pelo menos um item da lista acima.

O motivo é que esse gerenciamento é um ciclo constante. Todo planejamento, por exemplo, exige avaliação e revisão do processo. Para que esses dois passos aconteçam, é preciso monitoramento. Você pode obter o mesmo tipo de inclusão em qualquer outro item.

Os objetivos para que uma empresa passe a utilizar o conceito de BPM são muitos. Queremos, portanto, listar os principais para você.

  • A gestão de processos sistematiza cada vez mais a rotina de uma empresa;
  • O relacionamento entre os setores e colaboradores de diferentes funções fica bem mais simplificado. Quando a gestão de processos é colocada em prática, muitas ações que burocratizam as atividades cotidianas da instituição são anuladas;
  • Há melhoria na gestão, com criação de novos processos;
  • Informações sobre todos os processos podem ser mensuradas e relatórios mais precisos são criados;
  • Redução de custos. Como há um acompanhamento maior de cada atividade, gastos desnecessários são automaticamente cortados.

Cada ação das etapas de uma gestão por processos pode ser feita apenas pelo gestor, dependendo do tamanho da instituição. Do contrário, o melhor sempre será ter uma equipe responsável por essa base.

Como aplicar a gestão por processos nas organizações?

Gestão de Processos

Agora que você está mais familiarizado com a teoria, chegou o momento de colocar tudo em prática. É preciso reestruturar a área de tecnologia da sua empresa, com softwares que auxiliem nesta organização. O mercado está cada vez mais crescente, com empresas que oferecem esse tipo de auxílio.

Antes disso, é preciso seguir três passos fundamentais:

1)      Projetar todos os processos;

2)      Realizar a gestão desses processos;

3)      Promover o aprendizado da sua equipe.

No primeiro passo, o gestor ou toda a equipe responsável lista as atividades que precisam de mudança e serão contabilizadas na gestão de processos. Nesta etapa, os responsáveis conseguem medir e conhecer melhor todas as necessidades internas e externas da empresa.

Após o projeto de todos os processos ser concluído, chegou o momento de colocar a mão na massa. O segundo passo é a atividade de gestão propriamente dita, com acompanhamento da execução das atividades planejadas.

Nesta segunda etapa as modificações podem e devem ser realizadas quando necessário. É preciso apenas lembrar em realizar mudanças que gerem resultados em curto prazo. Também é importante registrar como era antes, quais as alterações feitas, como ficou e qual a conclusão tomada sobre isso.

A última etapa é de controle e registro de tudo o que foi feito durante a gestão de processos. Aqui, você deve marcar os aprendizados gerados pela gestão, os desvios ocorridos, o que pode ser melhorado e como você fará para manter a ação em sua empresa.

Após essa listagem, é o momento de trabalhar o experimento e realizar novas gestões para que a empresa só cresça.

É eficaz?

Gestão de Processos

Essa é uma dúvida e uma pergunta constante para muitos empreendedores. A gestão de processos é muito importante e eficaz para quem desja descobrir onde há desperdícios na empresa, o que é preciso padronizar, além de melhorar continuamente o serviços, produtos e atendimento da instituição.

Com a inovação do mercado, cada vez mais a gestão de processos se faz importante. Aplicá-la em sua empresa trará grandes benefícios.

Gostou de aprender mais sobre gestão de processos? O que achou desse sistema? Deixe seu comentário!

Ah! Queremos também indicar mais leituras para você! Já viu que no nosso blog tem uma categoria inteira que fala de negócios? Dá uma conferida nestes posts! Eles ajudarão bastante a sua empresa!

Como ser educado com todos e em todo lugar

Você se lembra daquelas três palavrinhas mágicas que todos nós aprendemos na infância –  “Obrigado(a)”, por “favor”, “desculpe”? Pois é, elas continuam na moda e são a base de todo manual de orientação sobre como ser educado.

Como ser educado

Mas cuidado, porque nós não nos comunicamos apenas com as palavras. O nosso corpo fala. Nossos gestos, comportamentos e até o tom de voz emitem mensagens valiosíssimas.

Por exemplo, dependendo do seu tom de voz ou da sua expressão facial, um simples “muito obrigado” pode parecer arrogância ou até mesmo cinismo. Ou seja, o nosso corpo pode contradizer as nossas palavras.

Diploma e educação

Não confunda anos de estudo com ter educação. Uma pessoa pode carregar um diploma de Phd da conceituada universidade americana de Harvard e ser um grande mal-educado, desrespeitando os outros ou se comportando de maneira inadequada em locais públicos.

Por outro lado, existem várias pessoas que sequer sabem escrever o próprio nome corretamente, nunca foram à escola, no entanto, são um “poço” de educação. Tratam a todos com simpatia, humildade e respeito.

Aprendendo sempre

Como ser educado

A gente costuma dizer que educação vem do berço. É verdade. Mas nós não precisamos parar aí. É possível aprender cada dia mais sobre como ser educado. A leitura é um excelente caminho a seguir.

É muito fácil encontrar bons livros que nos ajudam a evoluir, inclusive, no relacionamento com as pessoas. Podemos desenvolver até mesmo algumas técnicas de etiqueta, com dicas muito específicas.

Essas dicas podem ser sobre os cuidados ao visitar um recém-nascido, as boas maneiras em um casamento, como dar e receber presentes… e muito mais.

Como ser educado sempre?

Você domina as três palavrinhas mágicas e algumas outras expressões como “com licença”, “boa noite”, “bem-vindo” etc. E você, também, entende sobre linguagem corporal.

No entanto, todo esse conhecimento só fará de você uma pessoa educada, se ele for usado corretamente, a todo momento, com todos ao seu redor.

Ser uma raridade de pessoa com o seu chefe e seus colegas próximos, porém, passar por cima zelador do prédio como um trator, não faz de você uma pessoa educada.

Nesse caso específico, o pessoal da empresa pode achar que você é um puxa-saco. Uma imagem bem diferente de quem quer ser visto como um bem-educado.

Como ser educado em 6 situações diferentes

1.  Como ser educado no cotidiano

Como ser educado

  • Use e abuse das palavrinhas mágicas.
  • Sempre cumprimente as pessoas com um bom dia, boa tarde, boa noite… Um sorriso sincero não faz mal a ninguém e é de graça.
  • Fale baixo, evite gesticular em excesso.
  • Agradeça um favor e elogie com sinceridade, sempre que for conveniente.
  • Seja prestativo. Que tal ajudar um velhinho a atravessar a rua ou carregar uma sacola de supermercado para a senhora grávida.
  • Segure a porta e a mantenha aberta para a pessoa que vem logo atrás. Isso inclui os elevadores.
  • Redobre a paciência com os mais velhos.
  • Não comente e não faça julgamentos sobre a vida particular do vizinho, do colega de trabalho ou de qualquer outra pessoa.
  • Não fure a fila do banco, nem do cinema, do ônibus…
  • Não descarregue sua raiva no caixa do supermercado. Ele não tem culpa se os preços subiram, o produto está estragado ou em falta. Se quer reclamar, procure o gerente.
  • Nunca, nunca, nunca coloque o dedo no nariz. Comer a melequinha então…
  • Se espirrar, proteja a boca com o antebraço. Nada de usar as mãos e depois cumprimentar alguém ou contaminar o ambiente inteiro.
  • Mantenha as ruas e as calçadas limpas.
  • Nem pense em cuspir no chão.
  • Essa dica, agora, é para os homens: sabe aquela mania de colocar a mão dentro da cueca o tempo todo, ou mesmo ficar coçando as partes íntimas sobre as calças. Esqueça isso.
  • E um recado para as mulheres: nada de ficar ajeitando as alças do sutiã em público.

2. Como ser educado durante as refeições

  • Coma com a boca fechada.
  • Mastigue devagar e sem fazer barulhos. Ninguém merece ruídos de gente comendo ao lado.
  • Não converse com a boca cheia de comida. Engula tudo antes de começar a falar.
  • Use os talheres corretamente. Às vezes, é permitido comer com as mãos – procure se informar sobre o assunto.
  • Leve a comida até a boca e não o contrário.
  • Use guardanapos. Não limpe a boca com as mãos.
  • Só comece a comer depois que todos estiverem servidos.
  • Em um restaurante, não “monopolize” o garçom.

3. Como ser educado no contato com as pessoas

Como ser educado

  • Não coloque a mão em outra pessoa sem permissão. Tem gente que odeia ser tocado. Nesse caso, ainda, existem questões culturais que devem ser observadas e respeitadas, inclusive, no ambiente de trabalho.
  • Nada de ficar ajeitando a gola da camisa do outro, tirando fio de cabelo da blusa etc. Somente faça isso com o consentimento prévio.
  • Com as crianças, é preciso permissão dos pais para tocá-las, pegá-las no colo ou abraçá-las. A não ser que seja alguém muito próximo de você.
  • E por favor, controle aquele impulso de assanhar o cabelo do garotinho ou garotinha. Você vai ganhar um inimigo se não seguir essa dica.

4. Como ser educado durante uma conversa

Como ser educado

  • Mantenha contato visual com a pessoa com a qual estiver falando. Isso não significa encará-la.
  • Controle a sua ansiedade e não interrompa uma pessoa, quando ela estiver falando. Espere a sua vez.
  • Não fique checando o celular a todo momento. Atenda uma chamada apenas em caso de emergência. Mesmo assim, explique que é urgente.
  • Se estiver conversando com alguém, jamais dê as costas e deixe a pessoa falando sozinha. Isso sim é passar dos limites…
  • Não tente impor o seu ponto de vista. Respeite as opiniões dos outros.
  • Mantenha um tom de voz suave. Nem se a pessoa tiver dificuldade de audição você deve gritar. Nesse caso, fique de frente para que ela possa observar os movimentos dos seus lábios.

5. Como ser educado numa reunião de trabalho

Como ser educado

  • Seja pontual.
  • Use roupas apropriadas.
  • Respeite a hierarquia.
  • Cumprimente a todos.
  • Esteja informado sobre o tema da reunião.
  • Tenha em mãos tudo o que você vai precisar para a reunião.
  • Procure se informar previamente sobre quem são as pessoas presentes e que setores (ou empresas) elas representam.
  • Mantenha uma postura correta.
  • Não se disperse rabiscando papéis.
  • Evite conversas paralelas.
  • Mais uma vez, esqueça o celular. Mantenha-o desligado ou com o áudio desativado.

6. Como ser educado no trânsito

Como ser educado

  • Economize a buzina. Use-a somente se for extremamente necessária.
  • Não fique acelerando para apressar as pessoas na faixa de pedestre. Tenha paciência.
  • Paciência é o que não pode faltar no trânsito. Em especial com motoristas idosos.
  • Respeite as sinalizações e sempre dê preferência para os pedestres.
  • Parou num engarrafamento? Não adianta ficar buzinando, xingando ou gesticulando. O motorista à sua frente quer sair dali tão rápido quanto você.
  • Não pare na faixa de pedestre e nem em locais proibidos. Além de ilegal, é falta de respeito.
  • Não atire nada pelas janelas. Mantenha uma sacolinha no carro para colocar papel de bala, chicletes, casca de mexerica e outros lixinhos…

Os ganhos

Essas foram algumas dicas simples e legais de como ser educado em tempo integral. Lembre-se sempre que todas as pessoas querem ser tratados com consideração e respeito. TODAS.

Você só tem a ganhar sendo educado 24 horas por dia. Educação facilita o relacionamento interpessoal e abre oportunidades.

Além de uma pessoa educada, você pode ser também um expert em comportamento humano. Clique aqui para conhecer as cinco sugestões de livros imperdíveis sobre esse assunto.

O valor dos livros

A leitura é sempre uma boa escolha para as pessoas que buscam evoluir. A plataforma 12MIN está repleta de títulos e nós selecionamos um que há anos vem transformando a vida de muita gente. Anote aí:

Como Fazer Amigos e Influenciar PessoasDale Carnegie

Como ser educado

Esse é um clássico que teve sua primeira publicação na década de 40. Hoje, em sua 51º edição, continua atualíssimo. O livro é dividido em princípios, que são regrinhas simples para transformar você em uma pessoa mais admirada, capaz de influenciar os outros e fazer amigos.

Você curtiu esse post? Deixe o seu comentário. E aproveite para compartilhar as informações com os seus contatos. Quem sabe, aquele colega inconveniente não aprende um pouco mais sobre como ser educado?

Nervosismo na entrevista de emprego: como evitar?

Mãos suadas, tremedeira e falta de ar são alguns dos sintomas mais comuns de nervosismo na entrevista de emprego. Você já passou por isso? Em momentos decisivos e de grande expectativa, ele pode atrapalhar até mesmo os mais capacitados.

Quando acompanhado da ansiedade, o nervosismo compromete ainda mais a capacidade de concentração e comunicação do entrevistado, que se sente desorientado e confuso. Mas ele pode e deve ser controlado. Algumas dicas podem ajudá-lo a superar esses problemas e garantir um bom resultado. É simples, veja como a seguir!

Esteja preparado

As empresas estão cada vez mais exigentes em relação aos profissionais que buscam. Elas não querem perder tempo nem dinheiro com uma contratação errada. Por isso a preparação para a entrevista é decisiva.

Quando se está preparado, corre-se menos risco de ser surpreendido por uma situação inesperada. Defina o horário que vai acordar, se arrumar e sair de casa. Alguns dias antes, já separe a roupa e tudo o que precisará usar ou levar no dia.

Planeje a melhor forma de ir até o local da entrevista e saia com antecedência. Nunca considere apenas uma opção de transporte, pois pode haver um imprevisto e você deve estar preparado para isso. Ter que pensar no que fazer em cima da hora só vai deixá-lo ainda mais nervoso.

Prepare-se para a entrevista. Estude sobre a empresa na qual participará do processo seletivo. Acesse o site, leia as últimas notícias sobre ela, conheça seu ramo de atuação e suas principais ações. Isso pode fazer a diferença durante uma conversa. Além disso, relembre os requisitos da vaga e veja como pode adequar seu perfil a ele, se preciso. Anote suas principais habilidades, competências e experiências, para não esquecer.

Tudo isso também vai ajudá-lo a ser mais comunicativo, pois estará seguro em relação às informações que quer passar. Algumas outras dicas podem ajudá-lo a impressionar durante uma entrevista de emprego. Vale a pena conferir.

Chegue antes

Nada melhor do que a tranquilidade de estar no local certo antes do horário marcado. Não precisa exagerar! 20 minutos de antecedência são suficientes para garantir que você possa se recompor da viagem, beber uma água, respirar e, até mesmo, ir ao banheiro antes de começar.

Não se preocupe em chegar muito cedo, isso pode atrapalhá-lo. Você pode ficar ainda mais ansioso com o fato de ter que esperar, encontrar outros candidatos ou funcionários da empresa.

Se mesmo assim chegar muito cedo, pare para tomar um café em algum lugar próximo. Aproveite para respirar e retomar os pontos mais importantes que deve falar durante a entrevista.  

Fique tranquilo

Um dia antes da entrevista, faça o possível para estar relaxado: durma cedo, descanse o máximo e procure deixar a mente livre de preocupações.

Para controlar a ansiedade, no caminho para a entrevista, aproveite para respirar fundo e manter a calma. Exercícios de respiração ajudam! Inspire e expire profundamente e devagar. Isso vai deixá-lo com a sensação de prazer e alívio e ajudá-lo a evitar a respiração curta e rápida, que transmite insegurança. Durante a entrevista, evite balançar as pernas, bater as mãos na mesa ou ficar olhando para os lados. A linguagem corporal pode dizer muito sobre você nesse momento.  

Lembre-se: não há motivo para ter medo. A entrevista é um momento de troca de informações. Assim como o entrevistador quer conhecê-lo melhor, você também está conhecendo a empresa, as expectativas do entrevistador e os detalhes da vaga. É natural que qualquer profissional fique nervoso diante de uma situação nova. A entrevista é o momento em que é preciso mostrar segurança, conhecimento e equilíbrio.  

Seja sincero

Nada melhor do que ser você mesmo. Não conte mentiras e não invente situações ou fatos para tentar se destacar. Você pode ser surpreendido por uma pergunta que não sabe responder ou cuja resposta pode ser constrangedora.  

O bom profissional é reconhecido pela sua sinceridade. Olhe nos olhos do entrevistador, ouça com calma o que ele tem para falar e participe da conversa com segurança. Ele vai notar seu autocontrole e isso é muito positivo. Assim como a mentira, outras atitudes são inaceitáveis durante uma entrevista de emprego, como por exemplo: mostrar desinteresse pelos assuntos da empresa ou pelo cargo em questão, atender o celular, não ser claro e objetivo ao falar, utilizar gírias, falar mal de outros colegas, entre outras.  

Pense positivo

Estar otimista frente ao desafio é muito importante. Concentre-se nos seus pontos fortes, em tudo o que já realizou com sucesso e nas boas experiências vividas. Lembre-se de que ninguém é perfeito. E você é a melhor pessoa para falar sobre suas qualidades e experiências. Mentalize o sucesso, a tranquilidade e a segurança.

Assim como você, os outros candidatos também estarão ansiosos. Se em algum momento não se sentir seguro, respire, beba uma água e responda com sinceridade. Os recrutadores reconhecem a importância do autocontrole e do autoconhecimento.

Procure um profissional

Os recrutadores sabem que, quanto melhor e mais clara for a divulgação das atribuições da vaga e do perfil desejado, melhor preparados estarão os candidatos e maiores serão as chances de encontrar o profissional certo.

Se você não está seguro em relação à sua escolha profissional, não está satisfeito com as atividades que desempenhou até o momento ou está há muito tempo longe do mercado de trabalho e se sente desorientado, o nervosismo na entrevista de emprego pode ser o reflexo de tudo isso.

O adequado é que busque uma orientação profissional. Ela vai ajudá-lo a se preparar para esse momento, a trabalhar seu autoconhecimento, além de auxiliá-lo, se preciso, no restabelecimento dos seus contatos profissionais.  

Se, mesmo com todas as informações e tentativas de controle, o nervosismo continuar fazendo parte da sua vida, tanto profissional quanto pessoal, é fundamental que procure um psicólogo.  

Para ajudar a dar o primeiro passo temos uma dica! Hoje já é possível conversar com um psicólogo sem sair de casa, por meio de um espaço virtual. Seguro, sigiloso e discreto, ele pode ser acessado em qualquer lugar e a qualquer hora, utilizando um computador, tablet ou smartphone.  

No atendimento online, você compartilha sua necessidade, escolhe um psicólogo de sua preferência, agenda um horário para a consulta, realiza o pagamento e, no dia e hora marcados, acessa o seu perfil e inicia a consulta de onde estiver.

Saiba mais sobre como evitar o nervosismo na entrevista de emprego e outros assuntos. Entre em contato com a nossa empresa: Psicologia Viva.