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Quem já fez trabalho remoto sabe que é um desafio. Em organizações, especialmente as grandes, nem sempre é fácil colocar todos os membros de um time pensando juntos.
Mesmo que sua empresa não seja virtual, em algum momento, pode ser que você precise se comunicar com todos de forma remota. Além disso, a comunicação em pessoa pode ter suas vantagens, mas não é totalmente confiável em termos de clareza.

Dicas para montar um time que saiba trabalhar remotamente

Alguns dados mostram como o trabalho remoto pode estar mais perto do que você imagina:

• • Entre 80 e 90 por cento dos trabalhadores norte-americanos dizem que gostariam de trabalhar remotamente pelo menos em um dia da semana;

• • Isso acontece em 38 por cento das organizações de lá;
  • Em 2005, 1,5% dos trabalhadores tinham alguma forma de trabalho remoto na sua rotina e em 2014 esse número subiu para 50%.

Por isso, melhor se preparar cada vez mais para essas mudanças. Uma das primeiras coisas que você não pode deixar de fazer é montar um time que saiba lidar com isso.
Comece contratando as pessoas certas. Se você acha que trabalho remoto permite que seus colaboradores “finjam que estão trabalhando” é porque ainda não lidou com os profissionais certos.
Além disso, não é porque o trabalho é remoto que vocês não precisam se reunir. Estabeleça encontros online periódicos, nem que seja para trocar uma ideia sobre o que foi feito durante a semana.
Por fim, deixe suas expectativas claras. Se você quer que seus colaboradores estejam disponíveis em determinados horários, deixe essa regra clara. Você pode, por exemplo, pedir para que todos fiquem online no chat escolhido pelo time. Não precisa nem mesmo ser de casa, se o app tiver versão para smartphone.
Agora que você já começou a definir um sistema de trabalho remoto, selecionamos 13 apps que podem ajudar nessa tarefa:

1. Slack 

O Slack já é conhecido e amado por startups e outras empresas de todo mundo. Ele facilita a comunicação entre o time, mesmo quando não é remoto. Todos podem trocar mensagens, subir arquivos e muito mais – especialmente se você integrar com outros apps.

2. Everhour

Monitorar as horas de trabalho do time é uma prática que também não pertence apenas a empresas virtuais. É importante para definir o preço dos projetos e encontrar oportunidades de melhoria nos processos. O Everhour é uma boa opção para isso e oferece integração com vários aplicativos de gerenciamento de tarefas. Você deve fazer com que seja fácil controlar as horas e deixe claro para o time que não é uma questão de monitorar para repreender, mas para melhorar os processos e tornar tudo mais fácil para todos.

3. Toggl 

O Toggl também faz monitoramento de horas, mas pode ser uma opção mais barata, dependendo do seu time. Compare os dois e não se prenda apenas pelo preço. O aplicativo que funcionar melhor para todos deve ser o escolhido.

4. Mindfulness

Quem já trabalhou de casa ou mesmo do hotel em uma viagem, sabe que manter a produtividade pode ser um desafio. É preciso esquecer tudo o que está à sua volta para concentrar em uma tarefa de cada vez. Para ajudar nisso, sugira o uso do Mindfulness.
Em sintonia com as técnicas de meditação (que podem ser aprendidas no livro de Mark Williams), ele mostra várias atividades que você pode executar para diminuir a ansiedade e se concentrar completamente no que está fazendo.
Atenção Plena – Mindfulness

5. Focuslist 

O método pomodoro já demonstrou sua eficiência durante vários anos no mundo todo. Entretanto, assim como qualquer técnica de produtividade, não funciona da mesma forma para todos. Mas, pode ser uma forma de aumentar a eficiência dos membros do seu time. Para isso, experimente o Foculist, que é um aplicativo de gerenciamento de listas junto com o método pomodoro.

6. Trello 

Assim como o Slack, o Trello também conquistou vários times ao redor do planeta. Com ele, você pode visualizar o status de vários projetos e quem deve realizar a próxima tarefa. Na verdade, não serve apenas para a vida profissional: aprenda aqui como usar o Trello para organizar TODA a sua vida.

7. Todoist 

Se você está sentindo falta de um aplicativo simples de listas de tarefa, tente o Todoist. Ele ajuda a manter uma visão clara do que você precisa fazer. É um app mais pessoal, mas nada impede que você sugira aos membros do seu time e deixe que eles decidam se é a melhor forma. Se quiser mais opções, leia este post.

8. Asana 

O Asana é um dos aplicativos mais famosos de gerenciamento de projetos. A interface agradável permite organizar de forma bem eficiente todas as tarefas e projetos do time em um só lugar. Saiba mais sobre aplicativos de gerenciamento de tarefas.

9. Scanbot

Parece bobeira, mas as empresas ainda precisam muito escanear documentos físicos. Ter um aplicativo bom para isso nas mãos pode ser mais uma facilidade que você precisa.

10. Dropbox

Times remotos precisam muito trocar arquivos o tempo todo – especialmente aqueles que trabalham com design e programação. Não deixe de ter o Dropbox. O plano para empresas pode significar pouco para o seu caixa, mas faz toda a diferença na hora que você precisa encontrar aquele arquivo que falta.

11. Last Pass

Outra coisa que trava o trabalho de times remotos é o gerenciamento de senhas. São informações que precisam estar seguras e trocá-las por meio de aplicativos de mensagem pode ser a ruína. Por isso, escolha um gerenciador de senhas – nós recomendamos o LastPass.

12. Buffer

O Buffer é um dos gerenciadores de redes sociais mais completos que existe. Ele tem integrações com várias redes e uma interface bastante agradável. Seja você uma agência que trabalha com gerenciamento de redes de clientes ou apenas uma empresa que precisa ter um controle sobre os próprios perfis, tente o Buffer.

13. GoToMeeting

Se o Skype está dando muito problema com os membros do time na hora de fazer reuniões, tente aplicações que funcionem diretamente da web. Um deles, bastante útil, é o GoToMeeting.
E aí, você usa algum dos apps da lista? Quer conhecer mais apps? Conte para nós nos comentários!
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