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Eficiência e eficácia são duas palavras muito comuns no vocabulário empresarial mas que geram uma grande confusão. Várias pessoas não sabem a diferença entre elas e acabam usando-as de forma incorreta.

Então, que tal acabar de vez com essa dúvida?

Diferenças que somam

Na verdade, apesar de serem palavras parecidas, eficiência e eficácia têm significados completamente diferentes. Por exemplo, quando se produz rapidamente e com recursos limitados, isso significa ser eficiente. Mas quando uma pessoa produz em alto nível, ela é eficaz.

Agora, imagine se a sua empresa junta eficiência e eficácia. É claro que o resultado será altamente positivo. Ou seja, ela terá produtos melhores, por meio de um processo acelerado e economia de recursos.

Assim, as suas estratégias devem ser sempre investir na eficiência em busca da eficácia.

Eficiência e eficácia: o que é melhor?

Quando falamos de eficiência e eficácia não existe melhor e pior. Tudo vai depender do que você quer para o seu negócio. Mas o bom mesmo, como já foi dito, é associar os dois, fazendo isso de forma equilibrada.

Porém, nesse ponto, é importante você ficar atento porque, geralmente, as métricas de gerenciamento são focadas em eficiência. Isso pode levá-lo a menosprezar o quesito eficácia, colocando mais peso em um lado da balança.

A seguir, vamos detalhar sobre eficiência e eficácia para que você possa entender bem o significado de cada uma delas.

O que é eficiência

Ser eficiente significa alcançar elevada produtividade com os recursos existentes, com o máximo de aproveitamento – de tempo, dinheiro, matérias-primas etc. É ser competente e atuar na solução de problemas antes que seja solicitado.

As decisões que visam, por exemplo, diminuir e/ou eliminar qualquer tipo de desperdício é uma estratégia por mais eficiência. O mesmo ocorre com as iniciativas que buscam otimizar a produtividade.

Uma pessoa pode ser muito eficiente em determinadas áreas e nem tanto em outras. Isso é normal. Um exemplo disso é um profissional eficiente com questões relacionadas ao trabalho e não ter a mesma performance com os estudos.

Eficiência é uma forma de avaliar o desempenho dos funcionários.

Melhorando a eficiência

As pessoas são ineficientes por várias razões. No ambiente corporativo, existem duas principais: elas não sabem como ser eficientes ou não têm o conhecimento e/ou as ferramentas para isso.

Mas como aprimorar a eficiência? Os especialistas dão algumas dicas:

• promova reuniões entre os gestores e suas equipes para planejar as formas de tornar o trabalho mais eficiente e discutir soluções para as falhas levantadas;
• entenda a diferença entre urgente e importante e aplique esse conhecimento no seu cotidiano;
• anote todas as atividades que estiverem sob sua responsabilidade e delegue o que for possível. Tentar fazer tudo sozinho vai colocar você a quilômetros de distância da eficiência.
• perca o medo da tecnologia e use o que puder como seu aliado. Tudo o que o ajude a fazer o trabalho mais rápido e sem erros deve ser bem-vindo. Torne mais curto o caminho para se alcançar os seus objetivos pessoais e os objetivos organizacionais.
• adquira o hábito de anotar ou gravar tudo o que precisa ser feito, mas não se esqueça de nenhum detalhe. Você precisa ter controle sobre o seu dia.
• gerencie o seu tempo, afinal, tempo é dinheiro. Tente ser mais ágil e preciso em suas atividades e valorize cada um dos seus preciosos segundos.
• controle a ansiedade e você pode fazer isso organizando a sua vida e o seu trabalho. Como? Invista em melhor qualidade de vida, que inclui relaxamento e meditação, alimentação balanceada e controlada, atividade física regular, boas noites de sono etc.

O que é eficácia

O dicionário define eficácia como “qualidade daquilo que alcança os resultados planejados; característica do que produz os efeitos esperados; capacidade de desenvolver tarefas ou objetivos de modo competente”.

Nas organizações, eficácia foca em alcançar e manter a competitividade no mercado. Ela mostra o grau de excelência de uma atividade que levou ao ponto planejado. A eficácia é medida pelos resultados, por exemplo, índice de satisfação do cliente, otimização da receita, avaliações de desempenho etc.

Assim, ser eficaz é executar tudo o que precisa ser feito, alcançar os objetivos. Por exemplo: as equipes A, B e C cumpriram rigorosamente as suas metas de vendas. Isso quer dizer que todas elas foram eficazes. No entanto, considere que o time A gastou menos tempo. Isso o torna mais eficiente.

Como melhorar a eficácia

• evite decisões impulsivas, ou seja, pense antes de agir. Por exemplo, se você tem um problema, dedique alguns minutos para refletir sobre o contexto da situação (com um olhar de fora) e sobre as causas (para que se possa atuar na raiz desse problema).
• recorra a pessoas que têm mais conhecimento e experiência e que estão dispostas a lhe ensinar coisas que você levaria anos para aprender sozinho.
• busque sempre aprender maneiras eficazes de realizar o seu trabalho e otimizar os resultados.
• leia, e leia muito. Em especial, procure se aprofundar no tema planejamento estratégico.

As empresas podem melhorar a eficácia dos seus funcionários:

• com análises detalhadas de desempenho e feedbacks construtivos.
• fazendo com que cada funcionário entenda claramente como o seu desempenho pessoal afeta a organização como um todo. O jeito de fazer isso é conversando com todos eles.
• nos processos seletivos, contratando as pessoas certas, de alto desempenho, com as habilidades necessárias para cada setor.

Obviamente que essas são apenas algumas dicas. Se você entendeu a diferença entre eficiência e eficácia, certamente tem em mente excelentes ideias para colocar a sua equipe e a empresa no ritmo do crescimento.

E já que a dica dos especialistas é ler muito sobre planejamento estratégico, seguem aqui duas sugestões de livros que você certamente precisa conhecer:

A Quinta Disciplina – Peter Senge

Em um mundo cada vez mais competitivo, onde as empresas lutam para criar seus diferenciais e vencer, usando estratégias competitivas acadêmicas, Peter Senge traz uma visão diferente. Para ele, vencerão as “empresas que aprendem”, ou seja, aquelas que são capazes explorar a experiência coletiva e a capacidade das pessoas para ter sucesso em equipe.

Empresas Feitas Para Vencer – Jim Collins

Feitas para Vencer” é um best-seller que se baseia nos resultados de um estudo conduzido em diversas empresas e apresenta exemplos reais de empreendimentos que saíram do status de medíocres ou até mesmo ruins, para excelentes. Vamos nessa descobrir os segredos das empresas vencedoras?

Os resumos dessas duas obras estão disponíveis na plataforma 12MIN. Boa leitura!

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