O que é PDCA e como ele é aplicado na gestão

Em inglês, a sigla PDCA significa “Plan-Do-Check-Act” – Planejar, Executar, Checar e Agir. Isso nada mais é do que uma sequência de ações que nos permite controlar algum processo, corrigir erros e solucionar problemas que surgem no meio do caminho.
No mundo organizacional, não basta fazer direito. É fundamental melhorar sempre. E o caminho para isso é o planejamento e a mensuração dos resultados. Nesse ponto, entram as ferramentas de qualidade e, assim, você precisa saber o que é PDCA.

O que significa PDCA

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Mas o que é PDCA? Em inglês, a sigla significa “Plan-Do-Check-Act” – Planejar, Executar, Checar e Agir. Isso nada mais é do que uma sequência de ações que nos permite controlar algum processo, corrigir erros e solucionar problemas que surgem no meio do caminho.
E problema é o que não falta nas empresas. E quando eles aparecem, devem ser tratados de forma a solucioná-los e, também, evitar que se repitam.
O que deve ficar claro é que um problema, uma falha e um erro são apenas a ponta de um iceberg. Tem muita coisa “escondida” que você precisa descobrir e entender antes de tomar qualquer atitude.

Importância do PDCA

As empresas utilizam várias ferramentas eficazes de gestão da qualidade. O PDCA é uma delas. Mas, o que faz do PDCA algo tão valioso?
Ocorre que, quando se tem estratégia e foco, fica mais fácil alcançar as metas. E o sucesso gera motivação na equipe e, consequentemente, maior produtividade e qualidade.
Outra grande colaboração do PDCA para uma empresa é que o método destaca a medição em primeiro plano. Segundo Peter Drucker, “o que não pode medir, não se pode gerenciar”.
Se você sabe o que é PDCA, sabe que ainda um método rápido e fácil de ser aplicado. Pode ser utilizado por empresas de qualquer porte, desde uma micro, pequena ou até uma grande organização.
Se todas as etapas forem cumpridas corretamente, o resultado é sempre positivo.

Entendendo cada etapa do que é PDCA


A essa altura, você ainda tem dúvidas sobre o que é PDCA? Para entender melhor essa “roda” de solução de problemas, vamos mostrar um resumo de como funciona cada uma das quatro etapas.
No entanto, é importante ficar claro que, por se tratar de um ciclo, o PDCA não pode ser interrompido. E o ciclo do PDCA deve seguir a ordem estabelecida, começando sempre pelo planejamento, com o foco na melhoria contínua.
Vamos entender as etapas:

  1. PLANEJE (PLAN)

Esse é o momento de identificar um problema, levantar as informações, analisá-las e planejar a estratégia de solução. Tudo isso com base nas diretrizes e políticas da empresa.
No planejamento, a equipe deve focar em três fases: definição dos objetivos do PDCA; escolha do caminho a seguir para se alcançar esses objetivos; e os métodos que serão utilizados.
Um trabalho cuidadoso e detalhado nessa etapa evitará falhas, retrabalho e perda de tempo (e perda de paciência também) nas etapas seguintes.
Cada projeto tem um objetivo específico, o que significa que a estratégia é diferente. O que dá certo em uma determinada situação ou em uma empresa, não tem o sucesso necessariamente garantido ao ser replicado.

  1. EXECUTE (DO)

Chegou a hora de arregaçar as mangas e agir. Essa é a etapa de implementação de tudo o que foi planejado. No entanto, alguns especialistas recomendam realizar um teste, antes de partir para uma mudança significativa.
Cada pessoa da equipe deve saber exatamente qual o seu papel nesse processo e fazer tudo o que for possível para cumprir a meta. O envolvimento e o comprometimento das pessoas são essenciais para o sucesso dessa fase.
Uma boa saída para se obter engajamento da equipe e melhores resultados com o PDCA é treinar todos os envolvidos no processo. O funcionário tem que conhecer claramente o que é PDCA, o objetivo, quais os métodos serão aplicados e o que se espera dela.
As atividades dessa etapa devem ser monitoradas com atenção especial para que o planejamento siga à risca o que está no papel, sem quaisquer desvios.

  1. CHEQUE (CHECK)

Você não pode sair fazendo as coisas e achar que está tudo bem. Não funciona assim. Você tem que revisar o processo, analisar os resultados, os dados coletados e checar se tudo está rodando como planejado.
O objetivo dessa fase é descobrir possíveis erros ou falhas no processo.
Registre todos os dados do PDCA. Você pode precisar dessas informações no futuro.

  1. AJA (ACT)

Essa é a fase de se corrigir o que não saiu exatamente como o planejado. Se alguma coisa deu errado, reinicie o ciclo do PDCA com um novo plano. Use todo o aprendizado para melhorar o processo. Por outro lado, se tudo ocorreu perfeitamente bem, utilize a experiência para outras mudanças e melhorias contínuas, com novos ciclos.
Resumidamente, são três principais ações nessa fase do PDCA.

  1.     Corrigir os desvios em relação ao objetivo inicial;
  2.     Analisar os resultados um a um. Se for identificada qualquer situação que não esteja em sintonia com os padrões da empresa, a equipe deve avaliar as causas e propor ações para corrigir os desvios.
  3.     Estabelecer melhorias nos sistemas e nos métodos adotados.

O que evitar no PDCA

A equipe deve ficar atenta para não permitir atrasos ou qualquer imprevisto que possa impedir que o PDCA rode normalmente. Veja o que você não deve fazer de jeito nenhum:

  1. Integrar uma equipe de solução de problema sem saber exatamente o que é PDCA e pra que ele serve;
  2. Começar a agir antes de ter um planejamento estratégico;
  3. Pular a etapa da escolha dos métodos a serem utilizados;
  4. Partir para a ação sem entender claramente o objetivo e/ou o seu papel no processo;
  5. Não monitorar regularmente se o planejamento está sendo realizado e se os resultados são os esperados;
  6. Não se preparar para corrigir as falhas ou, até mesmo, reiniciar o PDCA;
  7. Encerrar um PDCA, esquecendo-se de que se trata de um ciclo contínuo;
  8. Não replicar em outro projeto todo o aprendizado adquirido num processo de PDCA.

Simples e fácil de aplicar

Agora você já sabe o que é PDCA. E como ferramenta de gestão da qualidade, uma boa dica é lembrar sempre que a prática melhora o resultado.
Como você pode observar, o PDCA não é nenhum bicho de sete cabeças. Apesar de poderoso, é simples e fácil de ser aplicado em qualquer empresa, dos mais variados segmentos, para resolver problemas ou desenvolver projetos.
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