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O sistema Kanban vem sendo considerado um dos melhores gerenciadores de projetos e negócios há um bom tempo. Organizar as tarefas de uma equipe nem sempre é algo fácil e, sem um sistema eficiente o gestor pode perder completamente o controle e prejudicar a produção de toda a empresa.

A Toyota Motor Company foi a primeira empresa a provar a eficiência do sistema Kanban, na década de 70, que na época era apenas Sistema Just in Time. A ideia dessa tecnologia veio para reduzir os atrasos na produção das peças da marca e funcionou completamente.

A metodologia que se assemelha aos Post-it, cria quadros intuitivos, que podem ser movimentados a medida que a evolução de um projeto acontece. A partir do sistema Kanban, o gestor pode aplicar diversos métodos de organização como a Matriz de Eisenhower.

Se você ainda não utiliza o sistema Kanban em sua empresa, precisa conhecer mais um pouco dele e descobrir como transformar seu negócio e organizar melhor as ações de toda a sua equipe. Descubra no post que preparamos!

O que é Kanban?

Para entender como o sistema pode mudar o seu negócio, precisa saber primeiro o que é o Kanban.

Basicamente esse sistema organiza as tarefas de uma equipe em campos. Os campos tradicionais são compostos pelo método GTD (Getting Things Done), que é ensinado no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen. A partir do GTD, o gestor pode personalizar da melhor forma, sempre considerando as necessidades da própria empresa.

Cada um dos campos deve ser abastecido com cartões (cards), com informações das tarefas a serem executadas. Os cartões podem e devem ser personalizados de acordo com as necessidades do projeto, incluindo dados como:

• Nome do responsável pela tarefa;
• Sugestão de data limite para execução;
• Marcadores ou etiquetas;
• Campo para comentários da equipe;
• Checklist de cada etapa.

Dá para acrescentar ainda muitos outros detalhes, deixando o projeto o máximo dentro das necessidades da empresa.

Como o sistema Kanban pode transformar o seu negócio?

Os benefícios do sistema Kanban variam bastante de empresa para empresa. Eles são inúmeros e podem ter valores diferentes de um projeto para outro. Contudo, existem algumas vantagens que são mais gerais e que mais estimulam o uso da metodologia. Listamos abaixo:

Brainstorming

Brainstorming, de uma forma mais geral, é uma técnica utilizada por empresa no mundo inteiro para desenvolver ideias de um projeto. Geralmente, uma equipe se reúne de forma mais descontraída – ou não, dependendo do estilo da sua empresa – para discutir pontos relevantes sobre uma ideia, de forma que ela ganhe vida.

No Brainstorming, não existe o conceito de certo ou errado. Tudo precisa ser analisado, discutido e aproveitado em algum momento.

Com o sistema Kanban toda equipe consegue ter uma visão mais geral do projeto e participar do Brainstorming de uma maneira mais dinâmica. Se você trabalha com equipes à distância, por exemplo, pode utilizar algum sistema Kanban online e realizar todo o Brainstorming sem dificuldades.

Informação controlada

O Kanban também permite que as informações sobre o projeto sejam controladas de uma maneira mais eficiente. Como o sistema é dinâmico, todas as anotações deixadas pela equipe são filtradas e não se perde nenhuma ideia. A comunicação da equipe também não é perdida ou fica esquecida em e-mails e anotações soltas. Todo mundo consegue controlar as informações.

Controle de investimento ou estoque

Se você vai trabalhar com controle de estoque ou de investimento em seu projeto, pode criar um campo próprio para isso. Esse controle evita desperdícios e, consequentemente, gastos desnecessários para a empresa.

Engajamento

O sistema Kanban tem como grande vantagem o fato de engajar toda a equipe. Por mais que cada um tenha a sua função, todos que estão ligados pelo projeto conseguem movimentá-lo. Isso ajuda também no Brainstorming, já que alguém de um setor diferente, por exemplo, pode ter uma ideia importante e que funciona muito bem. O resultado é todo mundo trabalhando para atingir os melhores resultados.

Prazos em ordem

Nada de ficar perdido com prazos ou sem saber o que tem que entregar e quando tem que entregar. O Kanban também gera esse acompanhamento, permitindo que toda a equipe se movimente para não perder o tempo de entrega de um produto ou algum documento.

Como aplicar o Sistema Kanban na empresa

Você certamente chegou até aqui querendo saber como implantar o sistema Kanban dentro da sua empresa ou como levar a dica para seu gestor. Não há uma fórmula padrão que vai ensinar como colocar a metodologia para a sua equipe. Entendendo como ela funciona, você pode moldar de acordo com as suas próprias necessidades. Essa é a beleza do Kanban.

No entanto, o dinamismo do sistema Kanban não vai funcionar se toda a equipe não estiver pronta para ele. O painel precisa de pessoas para alimentá-lo e movimentá-lo. Sem a devida atenção, vocês só continuarão acumulando tarefas e ideias sem sair do lugar.

Então, o primeiro passo é a instrução da equipe. Mostre o sistema Kanban, encontre cases de sucesso que comprovam que ele funciona e que vai funcionar com a sua gestão também. Hoje, com uma pequena pesquisa no Google, você encontra diversas histórias de empresas que são controladas por meio desse sistema. Mostre para a sua equipe.

Indo além da teoria

Se vocês dominarem a teoria, a prática será bem mais simples. Dá para criar o sistema Kanban utilizando post-it ou outro tipo de painel físico, mas dá também para contratar o sistema online. Você tem disponível empresas como a Monday ou a Sabesim! que oferecem planos completos. Para quem busca um organizador similar e gratuito, pode utilizar o Trello, que também funciona com o sistema de cartões e equipes.

Agora que você conhece mais do sistema Kanban, conte para nós o que achou da ideia! Consegue implantar em sua equipe? Deixe seu comentário!

E para ajudar você nessa nova metodologia, queremos ainda indicar os melhores TED talks sobre produtividade.