Resumo do Livro Administração do Tempo, de Paulo Labegalini,

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As horas não dão pausa, não esperam… Por isso, a administração do tempo é fundamental para todo mundo que busca qualidade e produtividade no cotidiano. Aliás, aprender a gerenciar bem as 24 horas do dia é hoje um grande diferencial de sucesso, seja na vida pessoal ou profissional.

No livro Administração do Tempo, o autor alerta que a primeira coisa a se fazer é identificar e minimizar os desperdiçadores de tempo. Além disso, você precisa organizar a sua rotina pessoal e isso significa, inclusive, mudança de alguns hábitos. Outras ações importantes são: aumentar a sua eficiência profissional e desenvolver técnicas de liderança.

E o que você ganha com uma boa administração do seu tempo? Paulo Labegalini destaca dois pontos relevantes:

• quem sabe se organizar tem mais tempo para se dedicar às coisas importantes;
• quem não faz uso de técnicas adequadas de controle de tempo pode passar maus momentos com ansiedade, estresse, sobrecarga de trabalho, improdutividade, desmotivação, erros etc.

Então, você está disposto a investir alguns poucos minutos para aprender a acertar os ponteiros da sua vida e usar o tempo a seu favor? Então, siga com a gente nesse resumo do livro Administração do Tempo – melhoria da qualidade do serviço!

Importante saber

Se você quer de fato aprender a andar no ritmo dos ponteiros, é preciso levar em consideração que:

• Tempo é o período cronológico que limita nossas atividades diárias. 
• O tempo é limitado, perecível, irreversível, constante, intransferível, insubstituível, precioso, necessário, singular etc.
• O tempo pode ser bem aproveitado ou desperdiçado.
• O mau uso do tempo pode lhe trazer consequências sérias.

Administração do tempo: por onde começar?

Você vai precisar de um planejamento. Isso é fato. E você, provavelmente, passará por uma reeducação de hábitos pessoais, com foco no que é realmente importante e no controle dos resultados. 

Segundo o autor do livro sobre administração do tempo, o seu primeiro passo deve ser a avaliação do tempo médio diário gasto em suas principais atividades. Uma vez concluída essa etapa, você deve comparar a sua lista com o tempo considerado ideal para cada serviço que desenvolve.

Quando você já estiver administrando os ponteiros, substitua o tempo atual pelo tempo ideal que colocou na lista. Paulo Labegalini ressalta que os períodos de tempo alocados podem ser alterados periodicamente e devem sempre ser revisados.

Minimizando os desperdiçadores de tempo

Os desperdiçadores de tempo estão por todos os lados. Eles nos fazer perder minutos preciosos no trabalho e até mesmo em nossas vidas pessoais. Assim, se você quer impulsionar a sua produtividade e ter mais tempo para amigos, família, comunidade etc, afaste tudo aquilo que tira a sua atenção.

Segundo o livro Administração do Tempo, existem os desperdiçadores internos e externos. Você precisa entender o que são e como eles estão afetando a sua produtividade.

Os desperdiçadores internos

São, por exemplo, os os maus hábitos pessoais que bloqueiam, parcialmente, o cumprimento dos objetivos. De acordo com o autor, é muito comum em nível gerencial existirem problemas devido à má delegação, falta de planejamento diário, procrastinação e desorganização pessoal.

Os desperdiçadores externos

Referem-se à participação de terceiros que também dificultam o sucesso do planejamento diário de atividades. Por exemplo, reuniões improdutivas, alterações constantes de ordens, sobrecarga de trabalho e responsabilidades confusas etc.

O autor explica que, nos dois casos, é importante considerar como desperdiçador, somente aquilo que é frequente e bloqueia um grande objetivo.

Combatendo os desperdiçadores

O livro Administração do Tempo convida você a realizar um treino rápido. Funciona assim:

• Selecione seu maior desperdiçador de tempo, interno ou externo.
• Utilize a ferramenta dos 4 Cs:

Causas 

• Analise as causas simultaneamente com as consequências e reflita em todos os desperdiçadores internos e externos.
• Busque por outros desperdiçadores específicos e analise as causas pessoais e externas, assinalando as mais críticas. 

Consequências

• Analise todos os desperdiçadores, mesmo aqueles já considerados nas causas.
• Veja as consequências de cada desperdiçador, enfocando os problemas pessoais, os problemas com os clientes internos no trabalho, com a chefia imediata e os colaboradores.
• As principais consequências são: improdutividade, desmotivação, estresse, má qualidade do serviço e sobrecarga de trabalho.

Combate

• Estabeleça a prevenção ou eliminação das causas, desenvolvendo, por exemplo, planos de ação com a equipe.
• Analise simultaneamente a viabilidade de implementação das medidas.

Controle

• Estabeleça um acompanhamento do trabalho, comparando as mudanças com os resultados, com o objetivo de verificar o rendimento.
• Analise se alguma alternativa de combate não se enquadra no controle.
• Liste controles específicos para cada alternativa de combate, prevenindo as causas e evitando as consequências que hoje ocorrem.

Rotina de procedimentos

Se você não sabe como organizar a sua rotina pessoal, o autor de Administração do Tempo sugere um modelo que, se praticada corretamente, pode encurtar o seu caminho para o sucesso. As dicas de Paulo Labegalini são:

• estabeleça objetivos anuais, mensais e semanais;
• programe suas tarefas e atividades da semana e do dia em função desses objetivos;
• identifique as atividades críticas que levam aos resultados desejados e concentre-se nelas;
• faça as coisas em ordem decrescente de importância;
• controle diariamente os resultados alcançados e confronte- os com os planejados;
• saiba onde seu tempo é realmente empregado;
• use o tempo proporcionalmente à importância da tarefa e do objetivo;
• estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
• identifique e minimize seus desperdiçadores de tempo;
• melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.

Planejamento: uma ferramenta poderosa

Você certamente já sabe que planejamento é a chave do sucesso em quase tudo que fazemos. Pois, quando se trata de administração do tempo, ele também faz muita diferença a seu favor. 

Com planejamento, fica mais fácil priorizar tarefas e evitar esquecimentos. Nesse caso, uma agenda é muito valiosa. Pode ser eletrônica ou aquela tradicional, impressa. Não importa, desde que funcione para você organizar o dia seguinte e fazer fluir os compromissos assumidos consigo ou com terceiros.

As dicas do autor para usar a sua agenda são:

• anote a programação de horários, os contatos que desejar fazer e serviços a realizar sozinho;
• monitore cada etapa concluída, antes de avançar para a próxima;
• reserve um espaço para anotar as pendências para o dia seguinte;
• sempre, ao final do expediente, consulte a sua agenda para reprogramar o que não foi realizado e visualizar as novas atividades;
• reserve um período do dia sem agendar nenhum compromisso. Esse  intervalo poderá ser usado para concluir algo que excedeu a previsão.

Urgente e importante

O livro Administração do Tempo lembra que cada compromisso deve ser proporcional à sua importância e urgência da seguinte maneira:

• Se for urgente e pouco importante para seu objetivo, faça logo e rapidamente. 
• Caso seja urgente, mas muito importante, reserve mais tempo para se dedicar ao assunto. 
• E sendo urgente e importante, dê máxima prioridade a sua execução.

Você pode aprender mais sobre como trabalhar a urgência e importância com a Matriz de Eisenhower.

Técnicas de liderança

Quem deseja de fato se destacar na habilidade de administração do tempo precisa conhecer alguns conceitos básicos de chefia e liderança. De acordo com o autor, o líder eficaz usa de alguns segredos:

• negocia objetivos a cada situação, sem impor as regras;
• não se desequilibra pelos preconceitos das pessoas;
• não diminui ninguém e nem se subestima;
• interessa-se, com simpatia, por tudo que lhe dizem;
• participa, preocupa-se com os resultados e é racional.

Para atingir os seus objetivos, você deve estar atento aos aspectos principais da delegação, motivação, comunicação verbal e reuniões. A seguir, vamos falar um pouco sobre cada um deles.

Delegação

Quem não delega, não dirige. Executa. Mas, como delegar?

• Delegue a quem tem condição de sucesso e não a quem está disponível no momento.
• Controle, sempre à distância, para não ficar com a imagem de fiscal.
• Veja se o delegado é bem aceito pelo grupo com o qual executará o serviço.
• Confie no delegado sem medo que ele o supere – lance um desafio, como motivação.
• Dê todas as orientações à pessoa escolhida e comece elogiando-a por suas habilidades em ter sido indicada.
• Discuta o serviço com ela, negociando objetivos com riscos certos – sabendo o que fazer, cabe a ela como fazê-lo.
• Tenha a mente aberta para mudanças e esteja sempre disponível.
• Nunca delegue recados, punições ou promoções.
• Faça reuniões periódicas ou peça relatórios. Vá espaçando o controle com o tempo e avalie seus critérios anteriores na próxima vez.

Motivação

O homem precisa estar motivado para produzir, e isso vem de dentro de cada um. Há meios de favorecer a motivação do outro, mas, se ele não se ajudar, nada acontece.

E quando se trata de manutenção da motivação no trabalho, os principais fatores são: salário, status, segurança, meio ambiente, relacionamento, liberdade, descanso e saúde.

De acordo com o livro Administração do Tempo, as pessoas mudarão sempre para melhor, quando souberem o que fazer, quando forem treinadas e motivadas para isso. Portanto, ação eficaz = objetivo + capacitação + motivação.

Comunicação verbal

Comunicar não é apenas falar. É muito mais, ou seja, é se fazer entender. Para isso, é fundamental olhar nos olhos do interlocutor, ouvir com atenção e dizer o nome do ouvinte.

Outras dicas do autor de Administração do Tempo são:

• faça fluir suas ideias sem duplo sentido;
• use um tom de voz adequado;
• seja coerente e não inconsequente;
• ouça atento e não monopolize;
• dê exemplos para melhorar a memorização.

Reuniões

• Procure colocar as pessoas em círculo, quadrado, em U ou V. Evite o formato “sala de aula”;
• leve o grupo a uma integração de esforços individuais para satisfazer os coletivos;
• não deixe que as emoções o perturbem, pelo contrário, seja imparcial e terá como resultado a segurança na direção dos trabalhos;
• cuidado com a teimosia, mantendo sempre atitudes objetivas e sinceras;
• sorria ou se feche de acordo com cada situação e será sempre contagiante;
• não interfira demais nas colocações dos participantes, mas nunca passe muito tempo omisso, permitindo excesso de uso do tempo;
• leve o grupo a uma conclusão do assunto e, se necessário, faça votação.

O que lucrar com uma boa administração do tempo?

A administração de tempo na rotina das atividades diárias ajuda a simplificar os objetivos, minimizar o tempo improdutivo, melhorar a qualidade do serviço prestado em geral, além de contribuir em sua realização profissional e na transferência de conhecimentos para a vida pessoal. 

Para que todos os conceitos apresentados neste microbook surtam o devido efeito em sua vida, o autor recomenda que você realize uma autoavaliação. Para isso, responda sinceramente às seguintes questões:

• Quais são os principais objetivos de minha função no trabalho?
• Quais deles eu gostaria de alcançar?
• Sem meu controle direto, quais são as atividades que tomam meu tempo e não contribuem para os meus objetivos?
• Que hábitos pessoais preciso melhorar para aumentar o meu tempo produtivo?
• O que preciso fazer para combater meus principais desperdiçadores de tempo?
• Se o dia tivesse 30 horas, o que faria com as 6 horas adicionais?
• Quanto aplicarei (%) do que aprendi neste livro?

Registre e armazene as suas respostas. Depois de pelo menos um mês, retorne a elas, atualize suas respostas e utilize-as para mensurar seu progresso.

Continue aprendendo

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E, aqui no Blog 12min, nós temos vários outros posts sobre administração do tempo e produtividade, que certamente serão úteis para você. Por exemplo:

• Descubra a Técnica Pomodoro e administre melhor o seu tempo
• As melhores dicas de gestão do tempo das pessoas super ocupadas
• Como aumentar a produtividade e poupar o seu tempo
• Hacks para organizar seu tempo e ser mais produtivo, trabalhando em casa

E, se você quer seguir o caminho do crescimento, aposte nos livros também. Eles serão sempre seus fortes aliados. A plataforma 12min disponibiliza para você microbooks das mais fascinantes obras e renomados autores. 

Toneladas de conhecimento

Todos os microbooks podem ser lidos em até 12 minutos. Assim, você consegue absorver toneladas de conhecimento sobre empreendedorismo e negócios, carreira e desenvolvimento pessoal, entre outras categorias, na velocidade que o mundo atual exige.

Se você preferir, pode optar pela versão audiobook, para ouvir os resumos dos livros no carro, na academia, enquanto faz a sua caminhada, isso é, onde e quando quiser.

Os microbooks do 12min estão disponíveis para leitura nos nossos aplicativos móveis para iPhone/Android e envio em PDF/EPUB/MOBI para o Amazon Kindle.

Dicas de hoje

Nós, do 12min, sempre preparamos  sugestões de leitura para você. Pegue aí as nossas dicas de hoje! 

Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes – Stephen Covey

Esse livro certamente vai lhe ajudar muito no seu objetivo de administrar melhor o seu tempo e melhorar sua vida em geral.

Com mais de 15 milhões de exemplares vendidos no mundo inteiro, Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes é sem dúvida um fenômeno editorial. Traduzido para 38 idiomas, esse best-seller de desenvolvimento pessoal e organizacional vem ajudando as pessoas a encontrarem o equilíbrio para solucionar questões do cotidiano.

O autor Stephen Covey afirma que para se obter mudanças realmente significativas, você precisa investir em novos hábitos e mudar crenças fundamentais que formam a sua visão do mundo. Ou seja, a transformação verdadeira vem “de dentro para fora.” E, para isso, não existem atalhos.

Trabalho Organizado – Thais Godinho

Muito se tem falado sobre o fim do trabalho. Pelo menos, do trabalho como o conhecemos hoje. De fato, não temos como conhecer o futuro.

O que está ao nosso alcance é construir, a partir de agora, um novo modo de vida, visando, fundamentalmente, atender as necessidades do conjunto da humanidade, buscando um sentido em tudo o que fazemos e, sobretudo, aproveitando o nosso tempo da melhor forma possível.

Afinal, o único controle que temos sobre o dia seguinte consiste em nosso poder de começar a construí-lo já, sendo coerente com nossa forma de ser e seguir torcendo pelo melhor.

Boa leitura e ótimos aprendizados!

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